Trong tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, các thành phố lớn phải giãn cách xã hội thì hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa (E Office) nhận được rất nhiều sự quan tâm từ các nhà lãnh đạo. Vậy e office là gì? Những lợi ích hình thức quản lý doanh nghiệp này mang lại là gì?
E Office là gì?
E Office có tên gọi khác là văn phòng điện tử được ra đời và đánh dấu sự chuyển đổi từ mô hình quản lý truyền thống sang mô hình quản lý trực tiếp làm nền tảng cho quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Văn phòng điện tử là một phần mềm được tích hợp đầy đủ những ứng dụng nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý, trao đổi thông tin, xử lí hồ sơ công việc, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo, điều hành nội bộ,… nhằm thay thế và hiện đại hóa những phương thức quản lý thông tin truyền thống.
Những lợi ích E Office mang lại trong quản trị và điều hành doanh nghiệp
Một trong những công cụ giúp cho doanh nghiệp thiết lập nên văn phòng điện tử là E Office. Hiệu quả E Office mang lại đã được xác nhận bởi nhiều doanh nghiệp SME.
Giảm thiểu tối đa những chi phí ẩn của doanh nghiệp
Dịch bệnh Covid-19 đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Sau khi dịch bệnh được kiểm soát vẫn có nhiều doanh nghiệp đang loay hoay với bài toán doanh thu. Việc giảm thiểu tối đa những chi phí không cần thiết là điều nên làm.
Tuy nhiên, cách thức quản trị truyền thống tiêu tốn chi phí khá nhiều cho việc đầu tư trang thiết bị lưu trữ, mua giấy tờ, mực in. Ngoài ra còn có chi phí sửa chữa, bảo trì máy chấm công vân tay định kỳ, thời gian lãng phí hay chi phí làm ngoài giờ do chậm tiến độ công việc.
Tối ưu lượng thời gian xử lý công việc cho nhân viên.
Đa số các doanh nghiệp áp dụng hình thức chấm công vân tay, xuất dữ liệu qua Excel và tính lương thủ công gặp tình trạng:
Giai đoạn tổng hợp thông tin tăng ca, đi muộn, về sớm hay nghỉ phép để hoàn thành bảng chấm công chi tiết cho nhân sự tiêu tốn quá nhiều thời gian. Ở mỗi vị trí, cấp bậc áp dụng một chế độ hưởng lương khác nhau nên việc tính toán lương hàng tháng khiến bộ phận kế toán vô cùng áp lực và vất vả. Trước khi trình lên cấp trên duyệt còn phải chuyển qua bộ phận nhân sự để rà soát, xử lý thắc mắc và khiếu nại. Quy trình xử lý phức tạp đó cần có sự kết hợp làm việc của nhiều người, nhiều phòng ban, không chỉ gây tốn kém nguồn lực mà còn làm chậm tiến độ và hiệu suất làm việc.
E Office thúc đẩy bộ máy vận hành – Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ
E Office xây dựng nên một quy trình làm việc nhanh chóng – chính xác – chuyên nghiệp giúp nhân viên làm chuẩn, làm đúng, tăng hiệu quả làm việc của đội nhóm và doanh nghiệp. Mọi đề xuất, đơn từ hay báo cáo bắt buộc phải khởi tạo trên hệ thông theo hơn 100 biểu mẫu E-forms, phân quyền cụ thể, gán người theo dõi chi tiết.
Khắc phục những khó khăn khi trao đổi thông tin công việc qua Zalo, Email
Với E Office, nhà lãnh đạo có thể quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách dễ dàng ngay trên điện thoại di động, nhìn thấy được bức tranh tổng thể và cụ thể có ai đi làm, ai vắng mặt, nhân viên nào đi trễ và trễ bao lâu. Toàn bộ đơn xin nghỉ phép hay giải trình chấm công cũng được thực hiện trực tiếp trên phần mềm thay vì thông qua email như trước đây.
Phần mềm E Office tạo môi trường trao đổi công việc thuận tiện ngay dưới báo cáo, tránh trường hợp thảo luận qua zalo, skype dễ bị bỏ lỡ thông tin hay bị mất tập trung bởi những đoạn hội thoại không bàn về công việc.
Xây dựng tính chuyên nghiệp cho môi trường làm việc
Xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi mọi quy trình, thông tin đều rõ ràng, minh bạch. Nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt chính xác những việc cần làm, deadline công việc để quản lý thời gian phù hợp.
Với chia sẻ từ bài viết trên hy vọng đã giúp bạn đọc hiểu rõ được khái niệm E Office là gì? Và những lợi ích mà hình thức quản lý doanh nghiệp này mang lại để từ đó có thể áp dụng vào công việc của bạn.
