Trong cuộc sống thực tế có rất nhiều loại hồ sơ, giấy tờ mà chúng ta cần phải xin trích lục. Một số ví dụ thường gặp như trích lục khai sinh, trích lục khai tử, trích lục kết hôn hay trích lục đăng ký để nhận bố, mẹ, con,… Với những quy định của pháp luật nhiều cá nhân và tổ chức chưa hiểu rõ bản trích lục là gì? Những điều cần biết khi xin bản photo trích lục hộ tịch.
Bản trích lục là gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 9 điều 4 của bộ Luật Hộ tịch (2014), bản trích lục được hiểu là văn bản được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp để minh chứng cho sự kiện hộ tịch của cá nhân đã thực hiện đăng ký ở cơ quan đăng ký hộ tịch.
Bản gốc trích lục hộ tịch được cấp ngày khi sự kiện hộ tịch được đăng ký hoàn tất. Bản photo trích lục hộ tịch được cấp dựa trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản photo trích lục hộ tịch được xác thực từ bản gốc.
Trên thực tế cuộc sống thì có rất nhiều hồ sơ và giấy tờ mà chúng ta cần phải xin trích lục – không chỉ riêng có hộ tịch. Một số ví dụ như: Giấy tờ đất đai, ghi chú hôn nhân, hồ sơ và giấy tờ hành chính bên cạnh các loại trích lục khai sinh, kết hôn và khai tử.
Dựa trên khái niệm của “bản trích lục” được đề cập ở trên thì bản trích lục được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp lại bản photo những giấy tờ và những thông tin của người có yêu cầu. Bản photo trích lục có giá trị ngang với bản gốc.
Bản trích lục trong tiếng anh là gì?
Trong tiếng anh trích lục là Excerpts và được định nghĩa là:
“The Extract Is Understood As A Document Issued By A Competent State Agency To Prove The Civil Status Event Of An Individual Registered At The Civil Status Registration Agency. Original Civil Status Extracts Are Issued Immediately After The Civil Status Event Has Been Registered. Copies Of Civil Status Extracts Include A Copy Of Civil Status Extracts Issued From The Civil Status Database And A Certified Copy Of Civil Status Extracts From The Original.”
Trên đây là cách hiểu giản đơn về thủ tục trích lục. Mặc dù đa dạng lĩnh vực, nhiều loại văn bản quy định về những loại trích lục khác nhau nhưng ở thời điểm hiện tại, pháp luật nước ta vẫn chưa đưa ra một khái niệm cụ thể hay thống nhất nào cho hình thức thủ tục này.
Nếu bị mất giấy tờ gốc thì công dân có quyền được yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền trích bản trích lục. Xét về hình thức, bản trích lục tuy khác với bản gốc nhưng sẽ có giá trị tương đương với bản gốc. Cụ thể, căn cứ theo quy định khoản 1, điều 3 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã quy định. Bản photo được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay thế cho bản gốc trong những giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác.
Hồ sơ xin trích lục gồm những gì?
Cá nhân có yêu cầu về việc xin trích lục cần nộp các hồ sơ, giấy tờ dưới đây:
- Tờ khai cấp bản photo trích lục hộ tịch (theo mẫu) đối với những trường hợp bên yêu cầu là cá nhân.
- Trên văn bản yêu cầu cấp bản photo trích lục hộ tịch nêu cụ thể lý do trong trường hợp bên yêu cầu là tổ chức và cơ quan.
- Văn bản ủy quyền dựa trên quy định của pháp luật trong những trường hợp ủy quyền tiến hành thực hiện yêu cầu cấp bản photo trích lục hộ tịch.
- Nếu người được ủy quyền là ông, bà, bố, mẹ, anh/ chị/ em ruột, vợ, chồng của cá nhân ủy quyền thì văn bản ủy quyền không cần phải chứng thực hay công chứng, nhưng cần phải có hồ sơ, giấy tờ chứng minh mối quan hệ đó với cá nhân ủy quyền.
- Ngoài những hồ sơ giấy tờ cần nộp và cá nhân có yêu cầu trích lục cần xuất trình CMND/CCCD/hộ chiếu hay những giấy tờ tùy thân khác có dán ảnh và những thông tin cá nhân cơ bản, còn trong thời hạn sử dụng để minh chứng về nhân thân của cá nhân có yêu cầu về việc cấp bản photo trích lục hộ tịch.
Trên đây là những cập nhật mới nhất của chúng tôi về bản trích lục là gì? Và những hồ sơ cần chuẩn bị khi xin trích lục. Mong rằng những chia sẻ trên giúp bạn đọc có nhu cầu thực hiện thủ tục xin trích lục dễ dàng hơn.
